Základy správy registratúry vrátane zmien a novely v roku 2025
Organizátor: EDOS-PEM s.r.o.
Lektor: Mgr. Mária MRIŽOVÁ, PhD. - Ministerstvo vnútra SR, spoluautorka legislatívnych zmien v oblasti správy registratúry a archívnictva
Dátum a forma seminára: 01.04.2025 a 02.04.2025 - Online seminár
Seminár je určený najmä pre začiatočníkov správy registratúry a pre každého kto chce získať istotu v oblasti správy registratúry
Nenechajte si ujsť nové a aktuálne informácie s pani lektorkou Mgr. Máriou Mrižovou, odborníčkou a spoluautorkou legislatívnych zmien
Zo seminára Vám bude sprístupnený videozáznam
Seminár je určený pre:
- subjekty verejnej správy vrátane orgánov verejnej moci všetkých stupňov
- správcov registratúry
- IT zamestnancov
- manažment manažérskych systémov riadenia podľa noriem radu ISO
- interných audítorov manažérskych systémov riadenia kvality
- asistentky, sekretárky, archivárov
- zamestnancov na úseku ľudských zdrojov
- zamestnancom hospodárskych správ
- ďalších odborných zamestnancov verejnej a podnikateľskej sféry, ktorí vykonávajú administratívne činnosti
- tých, ktorí komunikujú s klientmi elektronicky, prijímajú alebo vytvárajú elektronické dokumenty alebo práve uvažujú nad zavedením elektronickej správy dokumentov
- záujemcov o problematiku elektronickej registratúry
Cieľ seminára
poskytnúť záujemcovi o prácu s dokumentami informácie, s ktorých využitím zvládne zaviesť procesy vedúce k efektívnej správe registratúry a poskytnúť návod vrátane praktických ukážok ako zabezpečiť jednotlivé manipulačné úkony, a to vo vzťahu ako k listinným tak elektronickým dokumentom.
Výklad bude vedený formou zrozumiteľnou pre začiatočníkov v tejto oblasti.
Pracovná pozícia „Správca registratúry“ by v súčasnosti mala zároveň z vecného hľadiska porozumieť procesom manipulácie s elektronickými dokumentami v rámci e-Governmentu, vedieť odpovedať na otázky s tým spojené, definovať vecné zadania pre technické nastavenie konkrétneho manipulačného úkonu alebo pracovného procesu, a to vrátane procesov vedených prostredníctvom informačných systémov na správu registratúry.
Výklad bude vedený formou zrozumiteľnou pre začiatočníkov v tejto oblasti.
Pracovná pozícia „Správca registratúry“ by v súčasnosti mala zároveň z vecného hľadiska porozumieť procesom manipulácie s elektronickými dokumentami v rámci e-Governmentu, vedieť odpovedať na otázky s tým spojené, definovať vecné zadania pre technické nastavenie konkrétneho manipulačného úkonu alebo pracovného procesu, a to vrátane procesov vedených prostredníctvom informačných systémov na správu registratúry.
Program seminára
Základy správy dokumentov a efektívne procesy - 1. deň
- Platná legislatíva v oblasti správy dokumentov
- Prehľad aktuálnych zákonov a vyhlášok týkajúcich sa správy dokumentov, vrátane Zákona o registratúre.
- Novela v roku 2025: hlavné zmeny, nové povinnosti a praktické dopady
- Základné práva a povinnosti organizácií a zamestnancov pri manipulácii s dokumentmi.
- Dôraz na povinnosť zabezpečiť ochranu osobných údajov a dodržiavanie zákonov pri archivácii a likvidácii dokumentov.
- Efektívna správa registratúry: Manipulačné úkony
- Príjem dokumentov: Ako správne prijímať dokumenty v papierovej a elektronickej forme.
- Evidovanie dokumentov: Správne postupy pri evidovaní dokumentov – od evidenčných kníh po elektronické systémy.
- Tvorba spisov: Organizácia dokumentov do ucelených spisov, ktoré umožnia jednoduché sledovanie ich priebehu.
- Spracovanie dokumentov: Praktické kroky pri spracovaní obsahu dokumentov na administratívne alebo informačné účely.
- Elektronické odosielanie: Postupy na správne a bezpečné odosielanie elektronických dokumentov.
- Ukladanie neelektronických záznamov: Zásady ukladania fyzických dokumentov vrátane označovania a organizácie.
- Stanovenie procesných úkonov pri správe dokumentov
- Nastavenie jasných pravidiel a krokov pre riadenie dokumentov, aby sa zabezpečil ich hladký pohyb v organizácii.
- Zabezpečenie prístupu k dokumentom oprávnenými osobami a ochrana pred neoprávneným prístupom.
- Identifikovanie možných problémov a ich riešenie
- Príklady bežných problémov, ako sú neúplné evidencie, straty dokumentov, nesprávna manipulácia, alebo chyby pri archivácii.
- Návody na ich prevenciu a odstránenie vrátane praktických ukážok.
- Diskusia a riešenie otázok k témam prvého dňa seminára
- Priestor na otázky a pripomienky účastníkov k doteraz prebratým témam
Elektronická registratúra a vyraďovanie dokumentov - 2. deň
- Povinnosti pri správe elektronickej registratúry
- Obeh elektronických dokumentov: Nastavenie obehového procesu od prijatia, cez spracovanie až po archiváciu.
- Spracovateľské procesy: Zabezpečenie efektívneho spracovania e-dokumentov pomocou vhodných softvérových nástrojov.
- Schvaľovací proces: Ako nastaviť digitálne schvaľovanie dokumentov vrátane autorizácie.
- Autorizácia dokumentov: Používanie elektronických podpisov, elektronickej pečate a ďalších nástrojov.
- Vyťažovanie informácií: Správne spracovanie údajov z e-dokumentov na ďalšie použitie.
- Manipulácia s listinnými kópiami: Zásady správneho zaobchádzania s fyzickými výtlačkami elektronických dokumentov.
- Prístup k registratúre a pravidlá aplikovania obmedzeného prístupu
- Vytváranie pravidiel pre rôzne úrovne prístupu k registratúre (napr. dôverné dokumenty, citlivé informácie).
- Technické a administratívne opatrenia na zabezpečenie ochrany dokumentov.
- Súlad s legislatívou o ochrane osobných údajov a bezpečnosti informácií.
- Vyraďovacie konanie
- Príprava na vyraďovanie: Identifikácia dokumentov určených na vyradenie podľa registratúrneho plánu.
- Realizácia vyraďovacieho procesu: Správny postup pri fyzickom alebo elektronickom vyraďovaní dokumentov.
- Elektronické predkladanie návrhov na vyradenie: Ako pripraviť a elektronicky odoslať návrh na vyradenie dokumentov.
- Diskusia a riešenie otázok k témam druhého dňa seminára
- Priestor na otázky účastníkov k správe elektronických dokumentov, bezpečnosti, vyraďovaniu a ďalším témam.
Seminár je ideálny pre každého, kto chce získať istotu v oblasti správy registratúry, porozumieť legislatíve a naučiť sa praktické postupy, ktoré okamžite využije vo svojej práci.
Organizačné pokyny
Otázky k prednášanej problematike si môžete pripraviť vopred a zaslať nám ich - budú Vám zodpovedané na seminári. Otázky môžete poskytnúť pani lektorke aj priamo na online seminári prostredníctvom chatu.
Technické požiadavky:
- Počítač alebo mobilný telefón (s operačným systémom Android, iOS alebo Windows) alebo tablet
- Stabilné internetové pripojenie
- Prehrávanie zvuku - reproduktory prip. slúchadlá
- Online semináre budú realizované prostredníctvom videokonferenčnej platformy Zoom (www.zoom.us). Pripojenie si môžete otestovať vopred na https://zoom.us/test
- Bližšie technické informácie ku konkrétnemu online semináru (link, prihlasovacie údaje, . . . ) Vám budú poskytnuté 2 dni pred jeho realizáciou spolu s odborným materiálom
- V prípade technických otázok neváhajte kontaktovať Ing. Petra Ondráška (peter.ondrasek@edospem.sk, 0908 951 026)
Informácie a technická podpora:
Ing. Peter Ondrášek - mobil: 0908 /951 026 e-mail: peter.ondrasek@edospem.sk
Prihlásiť sa na seminár môžete
- vyplnením a zaslaním elektronickej prihlášky (vid nižšie - vyplniť prihlášku)
- vyplnením prihlášky, ktorá je súčasťou prílohy seminára (viď nižšie - stiahnuť prihlášku), a zaslaním
- poštou
- e-mailom
- telefonicky
(Všetky kontaktné údaje sú uvedené v sekcii "Kontakt")
Cena a informácie k platbe
Prosíme o dodržanie kritérií uvedených v tabuľke
| Cena s DPH/účastník/ 2 dni | IBAN | Dátum splatnosti | Variabilný symbol | Špecifický symbol | Konštantný symbol | |
| najskôr | najneskôr | |||||
| 196,- EUR | SK65 1100 0000 0026 2683 3636 | 1.4.25 | 2.4.25 | 0104020425 | Vaše IČO | 0308 |
Časový program seminára
8:30 - 8:50 hod.: online prezencia a pripojenie do virtuálnej miestnosti
8:50 - 9:00 hod.: Informácie pre účastníkov seminára online formou12:00 - 12:45 hod.: Prestávka
8:50 - 9:00 hod.: Informácie pre účastníkov seminára online formou
9:00 - 10:30 hod.: 1. časť online seminára
10:30 - 10:45 hod.: Prestávka
10:45 - 12:00 hod.: 2. časť online seminára
10:45 - 12:00 hod.: 2. časť online seminára
12:45 - 14:00 hod.: 3. časť online seminára
V cene sú zahrnuté výdavky na organizačné a technické zabezpečenie seminára - online prenos, pracovné materiály, videozáznam, Certifikát o absolvovaní seminára a ďalšie režijné náklady.
Poplatok uhraďte na číslo IBAN s dátumom splatnosti v intervale uvedenom v tabuľke.
Prihlásenie na seminár je záväzné. V prípade neúčasti na seminári bez predošlého odhlásenia Vám bude účtovaná celková suma účastníckeho poplatku. Ak sa seminára nemôžete zúčastniť, seminára sa môže zúčastniť Váš náhradník.
V prípade organizačných zmien budú prihlásení účastníci informovaní vopred na kontaktné údaje, ktoré poskytli organizátorovi pri prihlasovaní.
V zmysle ochrany autorských práv a ochrany osobnosti nie je možné zo seminára realizovať obrazové a zvukové záznamy.
Poplatok uhraďte na číslo IBAN s dátumom splatnosti v intervale uvedenom v tabuľke.
Prihlásenie na seminár je záväzné. V prípade neúčasti na seminári bez predošlého odhlásenia Vám bude účtovaná celková suma účastníckeho poplatku. Ak sa seminára nemôžete zúčastniť, seminára sa môže zúčastniť Váš náhradník.
V prípade organizačných zmien budú prihlásení účastníci informovaní vopred na kontaktné údaje, ktoré poskytli organizátorovi pri prihlasovaní.
V zmysle ochrany autorských práv a ochrany osobnosti nie je možné zo seminára realizovať obrazové a zvukové záznamy.
Miesto konania seminára
Online seminár
Organizátor
EDOS-PEM s.r.o., Tematínska 4, 851 05 Bratislava, IČO: 36287229, DIČ: 2022161768, IČ DPH: SK2022161768, IBAN: SK65 1100 0000 0026 2683 3636 Tatra banka Bratislava, Zapísaný Mestským súdom Bratislava III, oddiel s.r.o., vložka č. 39886/B. Firma EDOS-PEM s.r.o. je platiteľom DPH.